PO là gì? Những điều khoản bắt buộc trong đơn đặt hàng PO

PO là một thuật ngữ được dùng phổ biến trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Do là từ chuyên môn nên không phải ai cũng biết nghĩa của từ này.

Vậy từ khóa PO là gì? Có những thông tin quan trọng nào về PO mà chúng ta cần phải biết? Hãy cùng Hytcc.org.vn tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây.

PO là gì?

PO là từ viết tắt của Purchase Order, dịch nghĩa tiếng Việt có nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là một giấy tờ mà cách công ty, doanh nghiệp sẽ gửi cho nhà cung cấp khi có nhu cầu mua hàng hóa, sản phẩm của họ.

PO là căn cứ quan trọng để hai bên thiết lập hợp đồng mua bán. Những đơn đặt hàng này sẽ chứa tất cả các thông tin về  số lượng hàng hóa, giá mua bán, cách giao hàng, cách vận chuyển, thời gian và địa điểm giao hàng…

Mẫu đơn đặt hàng PO như thế nào?

Mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có một mẫu đơn đặt hàng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì các đơn PO đều có cấu trúc 3 phần:

• Phần mở đầu: Gồm có tên gọi, mã đơn hàng, tên của hai bên, thời gian, địa điểm đặt đơn hàng.
• Phần nội dung: Gồm quy cách đóng hàng hóa, những điều khoản về số lượng, chất lượng hàng hóa, cách đóng gói bao bì. Giá cả sản phẩm, phương thức vận chuyển, kiểm nghiệm, bảo hiểm hàng hóa. Các điều khoản về vi phạm hợp đồng, tranh chấp trong hợp đồng và các điều khoản bất khả kháng.
• Phần kết: Gồm có số bản đơn hàng, thời gian đơn có hiệu lực, chữ ký của người đại diện hai bên và con dấu của hai bên.

Nội dung của đơn đặt hàng PO

Nội dung của đơn đặt hàng PO gồm những điều khoản nào? Nếu bạn làm trong ngành này thì nhất định phải biết các điều khoản sau:

1. Điều khoản chất lượng

Chất lượng ở đây được xét đến là cả chất lượng bên trong lẫn hình thái bên ngoài của sản phẩm. Chất lượng của sản phẩm thường được thể hiện qua 3 cách sau:

• Dùng bản vẽ hoặc các giấy tờ để quy định về tiêu chuẩn của sản phẩm.
• Dùng những tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế để quy định những tiêu chuẩn của chất lượng sản phẩm.
• Dùng vật mẫu để thẩm định chất lượng của sản phẩm. Nếu dùng bản vẽ không thể xác định được chất lượng thì có thể dùng đến những vật mẫu.

2. Điều khoản về giá

Nội dung của điều khoản này chủ yếu nói về giá cả, loại tiền dùng để thanh toán, cách thức thanh toán, đơn giá, tổng giá.

Đây cũng là một trong những điều khoản quan trọng, được quan tâm nhất của đơn đặt hàng. Điều khoản này có thể chưa được thống nhất ngay mà phải thông qua thương lượng, trao đổi giữa hai bên.

3. Điều khoản về số lượng

Số lượng chính là số hàng hóa được đặt mua, số lượng này được đo lường bằng một đơn vị quốc tế nhất định như đơn vị đo khối lượng, thể tích…

Nội dung chính trong điều khoản này gồm có số lượng giao hàng, cách tính, đơn vị. Lưu ý trong điều khoản này cũng cần phải nêu rõ phạm vi sai số cho phép. Nếu bên giao hàng sai số vượt mức quy định thì phải chịu bồi thường.

4. Điều khoản về đóng gói bao bì

Đóng gói là thao tác cho hàng hóa vào một vận dụng nào đó để bảo quản và vận chuyển tiện lợi. Các nội dung trong điều khoản này gồm có: chất liệu làm bao bì, phương thức đóng gói, ký hiệu chuyên chở, chi phí đóng gói, yêu cầu về chất liệu, quy cách đóng gói, môi trường bảo quản, ký phân loại chuyên chở.

5. Điều khoản vận chuyển

Trong điều khoản vận chuyển gồm các nội dung về:

• Phương thức vận chuyển
• Nơi vận chuyển đi – Nơi vận chuyển đến
• Thời gian vận chuyển
• Thông báo vận chuyển

Trong các bản hợp đồng CIF, FOB, CFR thì nhà cung cấp thì chỉ cần sản phẩm lên thuyền hoặc các phương tiện chuyên chở khác.

6. Điều khoản kiểm nghiệm

Trong quá trình mua bán sản phẩm thì điều khoản này bao gồm các nội dung như: thời gian kiểm nghiệm, công cụ kiểm nghiệm, cơ quan kiểm nghiệm, tiêu chuẩn kiểm nghiệm và phương thức kiểm nghiệm. Nếu các nội dung này đều được đảm bảo thì sản phẩm sẽ được bên mua chấp nhận.

7. Điều khoản thanh toán

Trong điều khoản thanh toán cần phải có các nội dung:

• Nói rõ về phương tiện thanh toán, trả tiền mặt hay ngân phiếu.
• Nói rõ về phương thức thanh toán: Phương thức này có thể là ngân hàng cấp tín dụng hoặc ngân hàng đại diện.
• Nói rõ về thời gian thanh toán, tiền cọc, nếu chậm thanh toán thì giải quyết ra sao.
• Nói rõ địa điểm thanh toán nếu sử dụng phương thức trả tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng được chỉ định.

8. Điều khoản bảo hiểm

Nội dung chính trong điều khoản này gồm có:

• Xác định loại hình bảo hiểm
• Mức bảo hiểm
• Người mua bảo hiểm
• Phí bảo hiểm

9. Điều khoản bất khả kháng

Đây là điều khoản về những sự cố bất khả kháng có thể xảy ra, làm ảnh hưởng đến quá trình mua hàng, vận chuyển hàng như chiến tranh, bệnh dịch, bão lũ, thiên tai… Trong điều khoản này sẽ nói rõ phương hướng giải quyết những điều bất khả kháng và quyền lợi, nghĩa vụ của hai bên.

Trên đây là những thông tin về PO, giải đáp cho câu hỏi PO là gì. Đây là một thuật ngữ được dùng rất phổ biến trong kinh doanh. Nếu bạn là người làm trong ngành kinh doanh, sản xuất hàng hóa thì nhất định không được lướt qua bài viết này.